Gestion administrative : 5 raisons d’utiliser un coffre-fort numérique

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Les entreprises et les administrations sont de plus en plus nombreuses à bénéficier des avantages de la dématérialisation. Ainsi, grâce aux documents accessibles depuis un espace électronique entièrement sécurisé, elles peuvent simplifier considérablement la gestion de différents projets. C’est notamment le cas des entreprises qui simplifient l’envoi des bulletins de salaire ou encore des préfectures qui traitent les demandes des cartes grises.

Les 5 atouts d’utiliser le coffre-fort numérique

Solution accessible entièrement sur Internet, le coffre-fort numérique permet de stocker une quantité illimité de documents, tels que les bulletins de salaire dans les services ressources humaines, les factures d’électricité ou encore les documents liés à la gestion d’une copropriété. C’est également le cas des espaces de gestion des cartes grises et des démarches associées dans les administrations.

Tous ces documents sont stockées en respectant les lois en vigueur au sujet de la confidentialité des données. Ils sont accessibles à tout moment, depuis un espace électronique 100% sécurisé. L’utilisateur est le seul à connaître son mot de passe et à pouvoir le changer dès qu’il en a besoin.

Les documents sont accessibles à tout moment et à vie. Ainsi, un utilisateur peut consulter à tout moment les documents liés aux voitures qu’il a acheté et revendues, y compris apporter des modifications sur son certificat d’immatriculation. Les salariés d’une entreprise quant à eux peuvent avoir accès à tous leurs bulletins de salaire liés à leur poste actuel ainsi qu’aux postes précédents.

Le choix de dématérialiser certains services a un impact sur l’image des entreprises et administrations locales. Ainsi, ces dernières pourront véhiculer un message de modernité et de réactivité par rapport aux tendances du marché.

La cinquième raison de dématérialiser une partie des services physiques consiste à simplifier les démarches de gestion. Cela permet également d’éviter la production de duplicata de divers documents, que les utilisateurs peuvent télécharger et imprimer à tout moment. En ce qui concerne les cartes grises, la dématérialisation permet aux services de la préfecture de se concentrer sur la qualité de leurs services et de peaufiner les techniques de traitement des dossiers. Sans oublier que la numérisation permet de diminuer considérablement les impressions et les photocopies, d’utiliser moins de papier et de réduire l’empreinte carbone.

Quel est l’impact des logiciels de gestion des certificats d’immatriculation ?

Lorsqu’une personne achète sa première voiture et demande son certificat d’immatriculation pour la première fois, elle créé un espace personnel en ligne, où elle pourra se reconnecter à différents moments pour suivre l’évolution de son dossier. C’est un espace sécurisé, accessible à tout moment avec un mot de passe. Pour sécuriser son espace qui s’appelle également coffre-fort numérique, chaque utilisateur peut mettre à jour son mot de passe lorsqu’il le souhaite.

Le coffre-fort numérique permet à son utilisateur de déposer un dossier en ligne, d’envoyer des justificatifs et de suivre son évolution en temps réel. De plus, en cas de déménagement, les démarches obligatoires pourront être réalisées directement sur Internet et cela en quelques clics.