Pourquoi et comment utiliser les logiciels d’e-procurement?

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L’e-procurement, aussi appelé logiciel d’approvisionnement électronique, fluidifie et centralise les achats d’une entreprise. Concrètement, les produits du vendeur sont mis à la disposition de l’acheteur sous forme de site marchand, catalogue en ligne ou Punch-Out. De plus en plus d’entreprises décident d’y recourir. Focus sur les nombreux avantages procurés par cet outil et son mode de fonctionnement.

Les raisons d’opter pour l’approvisionnement en ligne

Les logiciels d’e-procurement possèdent plusieurs atouts, aussi bien pour l’entreprise cliente que le fournisseur désirant promouvoir ses activités, ses services et ses produits. Pour les fournisseurs, une solution e-procurement permet de faciliter les échanges avec leurs clients, mais aussi de mieux gérer les contrats et les factures. Pour l’entreprise, le logiciel d’approvisionnement électronique facilite les démarches relatives à la recherche et la comparaison des offres disponibles. Autre avantage, l’entreprise cliente passe sa commande beaucoup plus rapidement qu’un procédé d’achat classique, donc un gain de temps certain. Après validation, la commande est facturée instantanément. Bref, avec l’e-procurement, le processus d’achat se déroule sans encombre, c’est-à-dire sans relance ni délai d’envoi postal.

Également, grâce à cet outil marketing, la société réduit les coûts afférents au processus d’achat. Par exemple, la main-d’œuvre rattachée aux tâches de facturation est réduite. Donc, il y a un gain financier considérable. Il permet aussi de profiter d’une meilleure visibilité sur toutes les transactions effectuées. C’est très pratique afin de trouver les bons fournisseurs, mais aussi de négocier les tarifs avec objectivité. La transparence des informations est un autre atout indéniable procuré par les catalogues en ligne. En effet, celles-ci sont souvent de meilleure qualité, et beaucoup plus fournies que les catalogues sur papier. De plus, les fiches-produits et les descriptions bénéficient de mises à jour en temps réel.

Mode de fonctionnement d’un logiciel e-procurement

L’e-procurement est en passe de changer les pratiques d’achat classiques, considérées aujourd’hui comme peu productives. Il assure le passage et le suivi d’une commande auprès d’un fournisseur référencé d’une organisation. En clair, il permet à une société d’optimiser son réapprovisionnement et de gérer les achats hors production publicitaire. Ainsi, il est considéré comme une stratégie marketing d’entreprise. Le processus est relativement simple. Seuls les achats sont concernés par l’e-procurement. Avant tout, cette plateforme en ligne fournit des accès exclusifs, personnalisés et sécurisés. La seconde étape consiste à définir le personnel autorisé à y accéder et pour quels types de produits.

La troisième étape est la dématérialisation de l’acte d’achat, via le processus Procure to Pay (P2P). Il faut, pour cela, passer par 4 phases essentielles. Cela commence par la sélection sur un catalogue en ligne, une marketplace BtoB ou un site e-commerce des produits validés par l’entreprise. Ensuite, il faut préalablement définir, pour chaque équipe, les plafonds de commande. La troisième phase concerne l’envoi de la commande. La dernière phase se rapporte au paiement effectué selon les principes comptables de l’entreprise. En somme, la dématérialisation des achats fait gagner du temps, permet de maîtriser les budgets et diminue le taux d’erreurs. Quoi qu’il en soit, pour bénéficier des multiples avantages de l’e-procurement, il est conseillé d’engager une agence de production marketing.