Tout savoir sur la dématérialisation de documents

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Comme on le sait tous, la dématérialisation a apporté un réel changement dans la vie quotidienne de toute entreprise. Elle constitue l’un des principaux enjeux de la transition numérique grâce à une utilisation plus simple et plus rapide des outils technologiques. Aujourd’hui, le recours à ce système est devenu incontournable si l’on souhaite répondre aux besoins futurs.

La dématérialisation, c’est quoi au juste ?

La dématérialisation des documents de l’entreprise est un processus qui consiste à « virtualiser » les documents papiers ou physiques. Cet outil apparaît comme un levier de développement et de productivité important pour les sociétés, dans le sens où il permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Grâce à un système d’information intelligent, tous les supports en papier sont transformés en fichiers numériques, en vue de tendre vers une politique zéro papier. En d’autres termes, la dématérialisation de documents est un outil qui sert à transformer les documents physiques en versions numérisées. Elle a pour principal objectif de diminuer les supports d’information matériels au profit de l’électronique. Pour plus de détails, il est recommandé de jeter un coup d’œil sur https://www.dpii-telecom.com/.

Comme son nom l’indique, la dématérialisation de documents se fait par numérisation, à partir d’un logiciel de gestion électronique de documents appelé GED. Son efficacité au sein de toute entreprise a maintes fois été prouvée, notamment au niveau des services des ressources humaines. Certaines sociétés proposent ainsi, entre autres, un bulletin de paie dématérialisé afin de préserver la confidentialité des informations personnelles de chaque salarié et de l’employeur (nom et prénom, adresse, période et nombre d’heures de travail effectué, numéro d’inscription, montant brut du salaire, etc.). Cet archivage numérique est également crucial dans la mesure où il permet de disposer d’une plus grande flexibilité au travail.

Pourquoi est-il indispensable de dématérialiser les documents ?

Comme il a été évoqué précédemment, la dématérialisation de documents permet de créer une copie numérique de tout document en papier. Cette version numérique est exploitable et accessible en ligne. Ce qui va faciliter le partage des informations et accélérer le traitement des documents. Pour assurer une réorganisation complète du traitement des données, le processus demande la mise en œuvre de moyens technologiques et matériels performants. Numériser des documents ne consiste pas seulement à les scanner. Il faut donc transférer les dossiers du GED vers le système d’archivage électronique. La transformation digitale prend alors tout son sens, puisqu’elle permet à toute entreprise de gagner en productivité et de faire des économies sur les coûts d’impression.

La dématérialisation de documents procure d’ailleurs un gain de place considérable à la société. Grâce au système de stockage et de gestion électronique (CD, clé USB, etc.), il n’est, en effet, plus nécessaire de stocker les papiers et les factures importants dans les locaux de l’entreprise. Cela va donc permettre de libérer une grande partie de l’espace intérieur. Le système GED permet en outre de gérer, de classer et de ranger les documents numérisés selon plusieurs catégories et paramètres de classement. Les utilisateurs pourront ainsi suivre de près les activités effectuées tout en assurant une meilleure traçabilité des documents.