Le management d’un projet fait appel à trois points essentiels que sont la planification, la budgétisation et la maîtrise (des risques, du temps, des coûts). À cet effet, il est vivement recommandé d’opter pour un bon logiciel de gestion de projet. Souhaitez-vous connaître les principaux critères à prendre en compte lors du choix d’un tel logiciel ? Voici quelques éléments de réponse.
Choisir un logiciel gestion de projet : la rédaction du cahier des charges
C’est une phase très importante quand il s’agit de sélectionner un software pour piloter un projet. C’est ici que vous identifiez vos besoins réels afin de définir le logiciel qui vous conviendra parfaitement. Vous pouvez par exemple opter pour un logiciel gestion de projet gratuit . Cependant, assurez-vous qu’il pourra combler vos attentes.
Retenez que tous les logiciels de gestion de projet ont chacun leurs forces et leurs faiblesses. Il vous revient donc d’exploiter ses forces et de minimiser au maximum les risques que peuvent générer ses faiblesses. Ceci passe par la phase d’élaboration du cahier des charges qui tient compte des différents besoins du projet.
Commencez déjà par faire une liste des fonctionnalités que vous espérez retrouver chez votre logiciel. On attend que ce logiciel permette :
- La planification des tâches, avec un calendrier ou un diagramme de GANTT,
- Une bonne collaboration avec vos équipes en facilitant l’attribution des tâches et les échanges par messagerie interne,
- Le suivi des missions, sont-elles en cours, terminées ou en retard ? L’idéal est de pouvoir faire l’export de ces données de façon hebdomadaire ou quotidienne.
Pour l’aspect communication, il faut s’assurer que le logiciel soit en mesure de télécharger et de partager des fichiers. À ce niveau, le format doit convenir à l’ensemble des équipes.
Choisir un logiciel comportant un outil de planification
Disposer d’un outil de planification est très important pour mener à bien un projet. Il est très utile pour tenir informés régulièrement vos collaborateurs de l’évolution du projet. Un outil de planification doit avoir des caractéristiques indispensables. Il doit être facile à comprendre, à trouver et à utiliser. Avec l’avènement du télétravail, cet outil demeure le seul qui continue à soutenir le travail en mode collaboratif.
Par ailleurs, l’outil de planification permet à votre équipe d’avoir une vue d’ensemble sur le travail. Il permet à chaque intervenant de s’y référer facilement et de connaître la tâche qui est la sienne. Les logiciels qui ne disposent pas d’outil de planification ne favorisent pas le travail d’équipe. Ainsi, le projet peut perdre toute sa vitalité.
À côté de cet outil, le tableau de bord d’un logiciel de gestion de projet est tout aussi important. Il permet chaque jour aux utilisateurs d’être renseignés sur un certain nombre de choses. Il peut par exemple s’agir :
- de la liste des tâches journalières de chaque équipe ou collaborateur,
- des dates d’échéances,
- des rapports sur le rendement des équipes,
- des jalons,
- d’un aperçu du calendrier et de l’évolution des taches.
Pour tous ces éléments importants, le tableau de bord se doit d’être clair et précis. Il faudra donc éviter les superflues et les informations non pertinentes.
Un logiciel de gestion de projet facile d’utilisation
En dernier ressort, il faudra souligner qu’un logiciel de gestion de projet se doit par essence d’être intuitif. En plus de cela, il doit être simple d’utilisation et facile à maîtriser. Penchez-vous sérieusement sur la question avant de faire le choix. Il pourrait arriver que vos collaborateurs ne l’utilisent pas compte tenu de son côté non simpliste et embarrassant. Il n’est pas rare de constater que certaines équipes s’abstiennent d’utiliser les progiciels de management du projet. En revanche, ils se servent des outils tels que Google Docs pour partager des informations se rapportant au projet en cours.
Ainsi, le logiciel ne se montre plus utile. De surcroît, l’exécution du projet dans le temps imparti prend un coup. En effet, des heures sont consacrées à la maîtrise du logiciel au détriment de l’exécution du projet. Il faudra donc penser à un logiciel facile d’utilisation en vue de minimiser les heures d’apprentissage. Surtout dans un contexte où le travail se fait en ligne (télétravail). Avant, un travailleur pouvait prendre conseil chez son collègue de bureau. C’était très rapide compte tenu du contact physique, mais maintenant ce n’est plus évident. Pour finir, votre logiciel doit intégrer l’aspect sécurité pour l’identification, l’évaluation et le traitement des risques afférents au projet.
