Faire face à un déluge informationnel n’est jamais agréable et son traitement est rarement une tâche facile à réaliser. D’ailleurs, il est essentiel de mener à bien cette action, parce qu’une petite négligence entraînera plusieurs réactions en chaîne pouvant amener à des risques juridiques et financiers. Généralement, il faut mettre en place une méthodologie bien définie et s’y tenir tout en étant particulièrement rigoureux et méticuleux. En fait, chaque étape doit être parfaitement réalisée car le résultat du précédent peut conditionner celui du suivant. Justement, vous pourrez voir dans cet article les différentes étapes que vous devez suivre pour traiter un vrac numérique efficacement.
Se poser les bonnes questions
Pour pouvoir mener à bien le traitement d’un vrac numérique, dans un premier temps posez-vous les bonnes questions. De plus, c’est un chantier qui ne s’improvise pas et éviter de vous y lancez dedans tête baissée. Comme tout travail de traitement, cette étape prend énormément de temps puisque vous devez d’abord analyser et comprendre sa structure en profondeur. Cela vous permettra après de choisir la meilleure solutions de vrac numérique à utiliser pour le traitement. En règle générale, vous devez connaître la taille ou le volume du vrac et en fonction de cela, vous pourrez choisir l’outil adapté. Il faut également connaître la proportion et la nature des documents constituant le vrac. Là aussi, l’outil à utiliser n’est pas le même pour des fichiers en formats bureautiques et des fichiers vidéos, etc. Par ailleurs, connaître la logique de la personne qui a provoqué le vrac vous permettra de comprendre rapidement sa structure. Enfin, vous devez identifier les versions originales et les versions provisoires afin de pouvoir les séparer et supprimer immédiatement celles qui sont inutiles.
Évaluer le vrac numérique
Pour évaluer un déluge informationnel, vous devez établir une grille d’évaluation. Pour cela, basez-vous sur des critères correspondant aux règles et aux logiques de l’entreprise. Vous pouvez par exemple inclure dans cette grille d’évaluation des critères de preuve, des critères historiques ou encore des critères réglementaires comme la durée de conservation d’un document. En outre, en évaluant le vrac numérique, vous procéderez immédiatement à l’identification et à l’élimination des contenus dupliqués. Pour y parvenir, vous n’avez qu’à importer les documents dans un outil capable de repérer les doublons grâce à leur empreinte numérique. Pour faire simple, sachez que chaque document possède sa propre empreinte numérique et elle reste identique, même s’il a été copié et collé dans un autre emplacement.
Mettre en place une règle de nommage précise
Pour ce qui est du nommage, il existe plusieurs règles que vous pourrez mettre en place. Cela dit, pensez à n’en utiliser que quatre ou cinq pour éviter que les autres utilisateurs ne se perdent. Il faut d’abord définir une forme de nommage pas trop complexe et de préférence avec un ordre des éléments. Ensuite, essayer de limiter le nombre de caractères au strict minimum et éliminer tous les signes diacritiques tels que les espaces, les accents ou encore les majuscules. Pour finir, définissez avec tous les utilisateurs potentiels le nombre maximum de sous-dossiers à créer pour éviter que l’arborescence ne devienne trop développée et difficile à exploiter.
