Comment signer les documents numérisés ?

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document numerise
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Depuis quelque temps, les entreprises se tournent de plus en plus vers la dématérialisation. Mais réussir à signer les documents numérisés reste une réelle problématique. En fait, cette pratique ne consiste pas simplement à parapher numériquement un dossier ou à scanner une signature manuscrite. Il s’agit plutôt de mettre en place plusieurs étapes pour assurer une conformité totale avec les législations en vigueur. Pour cela, le mieux est de faire appel à un tiers de confiance pour éviter de commettre des erreurs et d’exposer vos dossiers. En parcourant cet article, vous comprendrez mieux son fonctionnement, son contexte légal et les outils utilisés pour y arriver.    

À quoi sert une signature électronique ?

Tout comme une signature manuscrite, une signature électronique sert à garantir de façon concrète l’identité du signataire. De plus, une fois apposer, elle permet de rendre intègre un document numérique et garantit sa non-répudiation. Pour faire simple, elle est la transposition d’une signature manuscrite dans le monde numérique. À ce jour, la seule technique qui permet de signer électroniquement un dossier est d’utiliser un logiciel de signature et un certificat électronique de signature. Aujourd’hui, il existe de plus en plus d’outils de signature électronique que vous pouvez utiliser gratuitement. Néanmoins, pour éviter les éventuelles contestations liées à la signature des documents dématérialisés, pensez à limiter l’utilisation de ces outils gratuits. Par ailleurs, il est conseillé d’utiliser un certificat électronique délivré directement par une autorité de certification. C’est cette dernière qui s’engagera quant à votre identité durant les différents contrôles.          

Quel type de certificat numérique utilisé pour signer électroniquement ?

Depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS ou Electronique IDdentification Authentification and trust services a été mis en vigueur. Ce dernier a pour objectif de faciliter les transactions en matière d’interactions électroniques en harmonisant les procédés de signature au niveau européen. Il établit une base commune pour organiser les échanges électroniques entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. De plus, il prévoit deux niveaux de fiabilité sur la signature à savoir la signature simple et avancée. En France, un second règlement appelé RGS ou Référentiel Général de Sécurité a été récemment mis en place. Du coup, vous devez avoir un certificat électronique eIDAS et RGS délivrés obligatoirement par des autorités de certification pour signer électroniquement un dossier. Ces dernières doivent quant à elles, être accréditées par l’ANSSI ou Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, un organisme d’évaluation. Sans un certificat numérique, conforme à la loi en vigueur sur le sujet, la signature apposée électroniquement sur vos documents n’aura aucune valeur.

Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?

Une entreprise peut signer électroniquement plusieurs types de documents dématérialisés au quotidien. Il existe des certificats spécifiques pour chacun d’eux. Les certificats électroniques sur clé USB sont dédiés pour répondre aux appels d’offres dématérialisés ou à des contrats. Ceux au format logiciel sont plutôt utilisés par les vétérinaires afin de signer leurs ordonnances. Enfin, les certificats au format cachet sont principalement utilisés pour signer les fiches de paies et les factures. Ces derniers permettent de sceller les informations contenues dans vos documents. Cela garantit également son intégrité et par la même occasion l’identité de l’organisme émetteur.