Permanence téléphonique : les principales fonctions

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A quoi sert la permanence téléphonique


La permanence téléphonique est une plate-forme qui est plus qu’utilisée ces dernières années. Les entreprises optent pour la mise en place de ce type de structure pour différentes raisons.

Le soulagement de l’entreprise sur certains points

En entreprise, les appels téléphoniques représentent un moyen assez courant pour communiquer. Le téléphone est très utilisé pour les échanges entre la société et ses collaborateurs externes ainsi que ses clients et prospects. Pour gérer son accueil téléphonique, l’entreprise peut faire appel à une permanence téléphonique. En fait, la firme a deux options. D’une part, elle peut mettre en place une permanence téléphonique dans sa structure. Pour ce faire, il faudra que la société s’engage à assurer l’installation des équipements et appareils nécessaires pour que les opérateurs de la permanence téléphonique puissent travailler. Ce sera un investissement plus ou moins important pour l’entreprise.

D’une autre part, il est tout à fait possible pour la firme de se tourner vers l’externalisation de sa permanence téléphonique. Cette stratégie représente une solution digne d’intérêt pour diverses raisons. Elle permet à l’entreprise de faire des économies, aussi bien de temps que d’argent. La permanence téléphonique externalisée fait bien plus que gérer les appels téléphoniques. En fait, elle donne l’occasion à la société de se soulager de certaines charges. Ces dernières ne peuvent être éliminées de la démarche de gestion des appels téléphoniques de l’entreprise. Le service de permanence téléphonique sera une alternative intéressante pour réduire au maximum les dépenses au niveau du traitement des appels téléphoniques.

L’accueil téléphonique en entreprise

La réception d’appels est une tâche qui n’est surtout pas à prendre à la légère en entreprise. Elle compte parmi les étapes les plus importantes au sein du service client. Il est par conséquent important de bien l’accomplir. Confier la tâche à une permanence téléphonique est tout indiqué. La plate-forme pourra tout à fait offrir un accueil téléphonique de qualité. Les agents œuvrant au sein de la permanence téléphonique mettront leur savoir-faire et leur expérience au service de l’entreprise.

Ils pourront gérer avec professionnalisme et efficacité la mission de l’accueil téléphonique. Avec les outils adaptés pour un traitement performant des appels entrants, les téléopérateurs pourront apporter entière satisfaction aux appelants. L’entreprise peut espérer avoir du succès dans sa relation client. Ce sera une excellente alternative pour le développement du service client de la société.

La gestion des tâches de secrétariat

La permanence téléphonique est une plate-forme qui n’œuvre pas seulement dans la gestion des appels. Ses fonctions peuvent être encore plus variées. Cette structure peut tout à fait prendre en charge les tâches de secrétariat. En effet, les téléopérateurs de la permanence téléphonique peuvent tout à fait réaliser des tâches relatives au service de secrétariat de l’entreprise. Parmi ces tâches en question, on peut citer :

  • la gestion de l’agenda des membres de l’entreprise : les agents de la permanence téléphonique peuvent accomplir la prise de rendez-vous pour les collaborateurs au sein de la société. Ils pourront recevoir l’appel des clients et organiser l’agenda en fonction de la disponibilité du membre de l’entreprise concerné.
  • La réalisation d’astreinte téléphonique : lorsque le standard téléphonique de l’entreprise n’est pas en service, il est possible pour la permanence téléphonique externalisée de prendre le relais. Cela peut tout à fait être le cas en dehors des horaires et pendant les jours d’ouverture de la société. Pendant cette période, les agents de la plate-forme pourront prendre les messages.

Enfin, les professionnels en matière de permanence téléphonique externalisée peuvent proposer diverses formules de prestation. En fait, les entreprises pourront personnaliser le service dont ils disposeront selon leurs réels besoins. Afin de trouver le prestataire idéal pour l’externalisation de la permanence téléphonique, il est recommandé aux dirigeants des sociétés de ne pas hésiter à faire des comparaisons entre les différentes propositions qui seront présentées.